合同管理方案概述

• 方案背景

  合同管理是企業對以自身為當事人的合同依法進行訂立、履行、變更、解除、轉讓、終止以及審查、監督、控制等一系列行為的總稱。其中訂立、履行、變更、解除、轉讓、終止是合同管理的內容；審查、監督、控制是合同管理的手段。

  企業的經濟往來，主要是通過合同形式進行的，因此，企業必須十分重視合同管理。合同管理是企業的一種自我管理行為，是企業生產經營管理的一個重要組成部分，它涉及到企業生產經營活動的方方面面。是一項綜合性的工作，能否有效的管理好合同，是現代企業經營管理成敗的一個重要因素。

  整體來看，合同管理包括三部分內容：采購合同管理、銷售合同管理和其他合同管理。

  （1）采購合同是企業（供方）與分供方，經過雙方談判協商一致同意而簽訂的“供需關系”的法律性文件。采購方合同一般包括：商品品種、規格、數量，商品質量、價款和酬金，履行地點、期限和方式，違約責任，合同附則與簽署等。

  （2）銷售合同是出賣人與買受人之間為了買賣工業產品（或商品）而簽訂的法律性文件。按供需雙方的買賣關系，又可分為代銷合同、包銷合同、選購合同和議購合同等。

  （3）其它合同管理：其他合同管理包括了采購與銷售相關的按照計劃自動產生的相關收付款合同，實時對接財務。同時還包括了在采購、銷售部門之外其他部門產生的相關合同管理，形成合同管理的歸口，便于查詢、匯總與統計。

  因為合同管理融合在很多業務管理當中，所以合同管理需更加開放，提供與多個業務管理系統的接口，便于流程與數據打通，是一項復雜的業務管理工作。

• 管理難點

  合同產生在合同管理的前期階段，在這一階段企業往往比較重視，一旦合同簽訂了，施工任務到手了，合同權利義務確定了，一些企業往往就把合同拋之腦后了，甚至忘記了合同履行過程是實現權利義務的過程，而僅僅把它看成是生產過程的一部分。因此，企業合同管理的問題大多數產生在中期和后期履行階段。

  歸納起來，企業合同管理過程當中經常會遇見以下問題：

  1.合同流程執行不合乎規范，疏于監督，導致漏審和相關資料不完善，帶來了法律風險。

  2.通過紙質形式或者是電子文檔形式容易造成合同保管查閱不便，信息及時性差。

  3.合同執行周期長，涉及的人員、崗位和流程多，容易造成管理者監管難度加大。

  4.合同履行過程中，涉及多次的收付款，如果沒有提醒，經常造成跟蹤難，票據與收付階段難以應付，造成違約風險。

  5.客戶關系、訂單、采購訂單、收付款等關聯業務眾多，涉及的機構可能是客戶、企業內部各個部門或者是供應商，因此工作協同復雜困難，造成斷層。

  總之，合同管理是個關聯復雜，時間周期長的重要工作，需要通過一種信息化手段去解決。

• 管理目標

  規范化、標準化數據：通過合同管理系統實現數據的規范化，確保合同執行規范，保證市場數據和財務數據可關聯，為合同管理和市場提供分析依據基礎。

  固化、標準化審批流程：固化合同管理流程，實現合同管理的規范化、標準化，通過各個環節有效管控，增強執行力。

  協同一體化管控：企業內部實現從采購到銷售的一體化，組織間實現企業上下游一體化，延伸合同管理觸腳，建立一體化管控體系，適時提醒，避免違約，提高合同執行效率。

  多維度統計：提供多角色、多維度統計分析，滿足各類需求科學決策。

  合同管理模塊在法律的框架下，可以針對企業對采購和銷售不同的管控需求進行定制化方案部署，實現采購和銷售的一體化打通，支撐以產定銷和以銷定產的經營模式，在業務一體化基礎上，強化崗位職責落實，加強管控與監管。